Google Workspace, 계정과 권한 구조가 먼저다

Microsoft 365와 비교할 때

두 제품군은 문서 협업과 메일이라는 큰 틀은 비슷하지만, 관리 방식과 기존 사용 습관에서 차이가 납니다. 어느 쪽이 낫다고 단정하기보다, 조직이 이미 쓰는 도구와 사용자 익숙도를 함께 놓고 보는 편이 현실적입니다.

도입 전 확인 사항

아래 네 가지는 도입을 결정한 뒤에 정리하면 늦는 항목입니다. 순서대로 짚어두면 관리자가 바뀌어도 기준이 남습니다.

1. 1단계

   개인 계정과 조직 계정 분리

   개인 Gmail로 주고받던 업무 자료를 조직 계정으로 옮기는 계획을 세웁니다. 어느 시점부터 조직 계정만 쓰도록 할지 정해두면 자료가 두 곳에 흩어지지 않습니다.

2. 2단계

   외부 공유 기본값과 데이터 위치

   기본 공유 범위를 어디까지 열어둘지, 자료를 어느 지역에 두는지 확인합니다. 규제 업종이라면 이 항목이 도입 가능 여부를 가릅니다.

3. 3단계

   퇴사자 계정 회수와 소유권 이전

   계정 정지 시점과 파일 소유권을 넘길 담당자를 정합니다. 인사 절차와 연결해두면 누락이 줄어듭니다.

4. 4단계

   필요한 관리 기능이 담긴 플랜

   앞 단계에서 정한 정책을 실제로 적용할 수 있는 관리 기능이 어느 플랜에 포함되는지 확인합니다. 정책과 플랜이 어긋나면 도입 후 다시 협상하게 됩니다.